Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten

15.01.2026, 14:45 Uhr

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 regelt die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass teilweise neu und ergänzt die bisherigen Vorgaben. Hintergrund dessen ist insbesondere die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 01.01.2025. Das BMF-Schreiben gilt daher schon mit Wirkung ab dem 01.01.2025.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten entstehen, wenn Geschäftspartner, Kunden oder andere Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Restaurant oder Bewirtungsbetrieb bewirtet werden. Solche Ausgaben können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche Voraussetzungen gelten für den steuerlichen Abzug?

Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten anerkennt, sind – unabhängig von der Rechnungshöhe – die folgenden Angaben nachzuweisen:

• den Ort,
• den Tag,
• die Teilnehmer,
• den Anlass der Bewirtung und
• die Höhe der Kosten.

Was ist neu ab 2025?

Seit dem 01.01.2025 gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das bedeutet: Die Rechnung über die Bewirtung muss grundsätzlich elektronisch ausgestellt und aufbewahrt werden.

Eine Ausnahme für das Format gilt für Kleinbetragsrechnungen, diese können auch weiterhin als sonstige Rechnung – in Papier oder mit Zustimmung in digitaler Form, beispielsweise per E-Mail als PDF – ausgestellt werden. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Eine Kleinbetragsrechnung muss für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten jedoch folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetriebs),
• Ausstellungsdatum,
• Leistungsbeschreibung: Angaben, wie „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht,
• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) und
• Rechnungsbetrag.

Eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag über 250 Euro muss für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten zusätzlich folgende Angaben enthalten:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetriebs),
• Rechnungsnummer sowie ggf. verpflichtende Angaben nach KassenSichV und
• Name des Leistungsempfängers (Bewirtenden).

Außerdem muss eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag über 250 Euro brutto im Format einer elektronischen Rechnung ausgestellt und aufbewahrt werden, wobei die Übergangsregelungen zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung zu beachten sind. Zwingend ist danach eine elektronische Rechnung ab dem Jahr 2028 auszustellen. Im Jahr 2027 ist eine elektronische Rechnung nur dann auszustellen, wenn der Vorjahresumsatz mehr als 800T Euro betragen hat. Für das Jahr 2026 besteht umsatzsteuerlich keine Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung.

Die Anforderungen sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.

Was passiert mit Bewirtungen vor dem 01.01.2025?

Für Bewirtungen bis zum 31.12.2024 gelten noch die alten Regelungen (vgl. BMF-Schreiben vom 30.06.2021). Ab dem Jahr 2025 sind die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 anzuwenden.

Fazit

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 bringt vor allem wegen der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung seit 2025 Änderungen bei den Nachweispflichten für Bewirtungskosten. Es ist daher bei Bewirtungsrechnungen ab dem Jahr 2025 darauf zu achten, dass bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag über 250 Euro brutto die o. g. Rechnungsangaben beinhaltet sind und diese – je nach einschlägiger Übergangsregelung, aber spätestens ab dem Jahr 2028 – im Format einer elektronischen Rechnung ausgestellt und aufbewahrt wird. Denn nur bei Einhaltung dieser Anforderungen erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten weiterhin als Betriebsausgaben an. Bei Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto gelten weiterhin vereinfachte Anforderungen und keine Pflicht zur elektronischen Rechnung.