Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die Pflicht, Rechnungen als elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung ist dabei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung erfolgt stufenweise: Ab dem Jahr 2027 sind im Inland ansässige Unternehmer, deren Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800T Euro betrug, verpflichtet bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen auszustellen. Ab 2028 sind alle Unternehmer dazu verpflichtet.
BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Mit Schreiben vom 15.10.2025 (BStBl. I 2025, 1806) hat das BMF das Vorgängerschreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 vom 15.10.2024 (BStBl. I 2024,1320) geändert bzw. ergänzt. Danach ist aufgrund des nunmehr geänderten Fehlerbegriffs eine mehrstufige Prüfung einer E-Rechnung erforderlich (vgl. Rn. 6a, 6b und 35a). Dabei wird zwischen Formfehlern, Geschäftsregelfehlern und sonstigen inhaltlichen Fehlern unterschieden.
1. Formatfehler
Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen eines zwischen den Vertragsparteien vereinbarten anderen elektronischen Format keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. In diesem Fall handelt es sich nicht um eine E-Rechnung, sondern um eine sonstige Rechnung. Während der Übergangszeit darf der Empfänger eine solche Rechnung annehmen, muss es aber nicht. Sobald der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, muss der Empfänger Rechnungen mit Formatfehlern ablehnen, da hieraus grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich ist. Ob ein Formatfehler vorliegt, kann anhand einer technischen Prüfung mit einer geeigneten Validierungssoftware festgestellt werden.
2. Geschäftsregelfehler
Hiervon zu unterscheiden sind Geschäftsregelfehler. Ein solcher Fehler liegt vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für das E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Geschäftsregelfehler können sich dadurch ergeben, dass in einer Rechnung enthaltene Informationen unvollständig sind (z.B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer X-Rechnung) oder zueinander im Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein) und z. B. als kritischer Fehler – „critical Error“ – im Rahmen einer Validierung festgestellt werden. Ein Geschäftsregelfehler kann sowohl die Ebene des Formats als auch die des Inhalts betreffen. Betrifft der Geschäftsregelfehler die umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben, liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor und der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich ausgeschlossen. Betrifft der Geschäftsregelfehler andere Inhalte (z. B. die fehlende Angabe des Feldes „BT-10 Buyer reference“), die nicht zu den Pflichtangaben der Rechnung gehören, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. Es kann jedoch sein, dass die Rechnung aus zivilrechtlichen Gründen abgelehnt werden kann.
3. Sonstige inhaltliche Fehler
Sonstige inhaltliche Fehler betreffen den eigentlichen Inhalt der Rechnung. Sie können auch dann vorliegen, wenn formal kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln vorliegt und im Rahmen der Validierung keine Fehler festgestellt wurden (z. B. Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes). Führt der inhaltliche Fehler zu einer unvollständigen oder unrichtigen Angabe der Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor.
Hinweis zur Validierung
Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Pflichtangaben, sondern unterstützt ihn hierbei. Das bedeutet insbesondere im Hinblick auf sonstige inhaltliche Fehler, die bei einer technischen Validierung nicht zwingend erkannt werden, dass eine klassische Rechnungseingangsprüfung auch bei E-Rechnungen durchzuführen ist. Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungssoftware verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.
Fazit zur elektronischen Rechnung
Die E-Rechnung bringt Effizienz und Automatisierung, erfordert aber eine detaillierte Auseinandersetzung mit den (teils) neuen Anforderungen sowie eine frühzeitige technische und organisatorische Vorbereitung. Unternehmen sollten ausreichend Zeit für die Anpassung ihrer Prozesse, Software und Archivierungssysteme einplanen.
Auch wenn die Übergangsfrist für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen noch läuft, drängt die Zeit. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist es heute noch zulässig, eine sonstige Rechnung, z. B. in Papierform, auszustellen. Zivilrechtlich kann dies jedoch anders aussehen. Wenn der Auftraggeber (Leistungsempfänger) den Auftragnehmer (Leistenden) nämlich in einer zivilrechtlichen Vereinbarung dazu verpflichtet hat, mit einer E-Rechnung abzurechnen, ergibt sich bereits jetzt eine zivilrechtliche Anspruchsgrundlage auf eine E-Rechnung – unabhängig von den umsatzsteuerlichen Vorgaben.
Katrin Michels, studierte Rechtswissenschaften an der Universität Trier, der University of Reading/England und der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, wo sie das 1. juristische Staatsexamen mit Schwerpunkt Steuerrecht ablegte. Nach ihrem dualen Studium an der Hochschule für Finanzen (Edenkoben) arbeitete sie als Steuerinspektorin in der Finanzverwaltung. Seitdem veröffentlicht Frau Michels als Autorin bei dem Rechtsportal Juris Beiträge zu steuerlichen Themen. Das 2. juristische Staatsexamen legte sie am Saarländischen Oberlandesgericht ab, ebenfalls mit Schwerpunkt Steuerrecht. Seit 2020 ist sie bei der W+ST Gruppe - für die W+ST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH seit 2023 - tätig. Ihr Tätigkeitsbereich umfasst den Bereich der steuerlichen Beratung.
