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Kooperation Schwindt GmbH

im Bereich Dokumentenmanagement

Ein DMS GoBD konform einsetzen

Ein Titel, der direkt drei komplexe Themen enthält, die aber alle ineinandergreifen und sich gegenseitig ergänzen – das sind DMS (Dokumenten-Managementsystem(e)), die GoBD sowie die Prozessoptimierung. Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um eine unternehmerische Vorgehensweise, die regelmäßige Abläufe und Prozesse verbessern soll, sodass Kontingente (Zeit, Budget, Mitarbeiter usw.) effizienter eingesetzt werden können.

Was hat das eine, jetzt aber mit dem anderen zu tun? Hier kommt die GoBD ins Spiel, denn diese Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Das heißt in der Unternehmenspraxis, es gibt gewisse (branchenabhängige) Vorschriften, welche Dokumente, Daten oder sonstige Stücke der Unternehmenskommunikation rechtlich sicher abgespeichert werden müssen.

Die GoBD regelt also die Art und Weise der Speicherung – nicht aber, welche Schriftstücke oder Unterlagen im Einzelnen darunterfallen. Diese ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch oder den Steuergesetzen. Warum also ein DMS einsetzen? Nicht nur erfüllt die Software alle Anforderungen der rechtlich bindenden GoBD, sondern leistet dabei eine Arbeit, die den jeweiligen Arbeitsaufwand für das Unternehmen durch Automatisierung diverser (notwendiger) Prozesse wesentlich beschleunigt. Einkommende Dokumente können direkt im DMS abgelegt und an die zuständigen Adressaten zur Kontrolle weitergeleitet werden. Nach der Prüfung erfolgt dann automatisch eine rechtlich einwandfreie Sicherung. Zettelwirtschaft, Papierchaos und der Verlust empfindlicher Daten gehören damit der Vergangenheit an. Die Software kann zudem alle auf Dokumenten basierenden Prozesse eines Unternehmens merklich beschleunigen, da alle berechtigten Mitarbeiter einen direkten Zugriff haben und jede Arbeit an einem Dokument aufgezeichnet und somit rückverfolgbar wird.

Um unsere fachliche Kompetenz und langjährige Erfahrung im Bereich Digitalisierungsberatung im Rechnungswesen mit einem starken technischen Partner am Markt zu kombinieren, hat die W+ST IT Consult GmbH eine Kooperation mit der Schwindt GmbH geschlossen. Schwindt vertreibt die Software DocuWare bereits langjährig als Platin-Partner. Mit den weiteren Auszeichnungen als DocuWare „Diamond Club Mitglied“ und hervorragender Kundenzufriedenheit als „Customer Service Champion“, gehört Schwindt zu den besten und verlässlichsten Partnern des führenden DMS DocuWare im DACH-Raum. Jedes Unternehmen, welches über 5+ Mitarbeiter verfügt, kann hier profitieren. Der Trend geht auch klar in diese Richtung. Schon mehr als 50 % aller KMUs in Deutschland nutzen die Wettbewerbsvorteile von DMS-Software. Damit die gewünschten Vorteile eintreten, bedarf es einem erfahrenen Servicepartner, denn auch das gehört zu DocuWare dazu – Ein persönlicher Partner, wie die SCHWINDT GmbH, die sich um Ihre Anforderungen bei der Einführung, Umsetzung und dem laufenden Geschäft kümmern.

Ein weiterer bedeutsamer Vorteil ist die Möglichkeit zur Cloud-Nutzung, mit der ebenfalls eine konstante Rechtssicherheit gewährleistet wird. Neue Verordnungen vom Land, Bund oder der EU erfordern eine Änderung? Dann müssen Sie nicht kleinteilig alle Dokumente in Ihrem Programm ändern oder neu kategorisieren. Die Cloud sorgt dafür, dass stets alle Funktionen aktuell und rechtssicher sind, sodass Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen müssen. Bei allem gilt, je wichtiger die Arbeit mit Dokumenten in Ihrem Geschäft ausfällt, desto stärker der Vorteil einer Prozessoptimierung mit dem DocuWare DMS.

Machen Sie Sich schon heute startklar. Gehen Sie mit uns den Weg in eine rechtssichere und prozessoptimierte Digitalisierung. Gerne stehen wir Ihnen für einen kostenlosen Beratungstermin zur Verfügung und zeigen wir Ihnen heute schon den konformen Umgang mit dem Empfang und der Verarbeitung von sog. „E-Rechnungen“ und vieles mehr!

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