Bürokratieentlastungsgesetz IV: Formerleichterungen im Arbeitsrecht

30.10.2024, 13:51 Uhr

Am 26.09.2024 hat der Deutsche Bundestag das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz („BEG IV“) beschlossen. Am 18.10.2024 hat der Bundesrat zugestimmt. Das BEG IV enthält auch mehrere arbeitsrechtliche Regelungen, mit denen überflüssige Bürokratie abgebaut, die damit verbundenen hohen Kosten minimiert und Arbeitsabläufe vereinfacht werden sollen. Die Änderungen im Zuge des BEG IV werden zum 01.01.2025 in Kraft treten.

Bislang galt in vielen arbeitsrechtlichen Bereichen die strenge Schriftform gemäß § 126 BGB. Diese setzt voraus, dass die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden, § 126 Abs. 1 BGB.  Sofern sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt, kann die Schriftform durch die elektronische Form nach § 126a BGB ersetzt werden. In diesem Fall muss das Dokument durch den Aussteller der Erklärung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Durch das BEG IV wird die Schriftform in einigen Fällen durch die Textform gemäß § 126b BGB ersetzt. Die Textform stellt die geringsten Anforderungen. So ist diese bereits gewahrt, wenn die Person des Erklärenden genannt und die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert wird. E-Mails sind auch von den Anforderungen der Textform erfasst. 

Änderungen im Nachweisgesetz

Mit Inkrafttreten des BEG IV sollen unter anderem die Formerfordernisse im Nachweisgesetz (NachwG) vereinfacht werden. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des § 2 NachwG können ab dem 01.01.2025 in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, statt wie bisher nur mittels Schriftform. 

Dies ist jedoch nur möglich, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein,
• es muss gespeichert und gedruckt werden können und
• der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Zu beachten gilt, dass die Übermittlung auch weiterhin jeweils individuell an die Arbeitnehmer erfolgen muss und eine allgemeine Bekanntmachung etwa unzureichend wäre. Für Arbeitgeber, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig tätig sind, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (z.B. das Bau- und Gaststättengewerbe) müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen auch weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt werden.

Befristungen des Arbeitsverhältnisses bis zur Regelaltersgrenze

Auch bei Vereinbarungen zu Befristungen des Arbeitsverhältnisses bis zur Regelaltersgrenze genügt ab dem 01.01.2025 die Textform. Bislang hat die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts solche Regelaltersgrenzen-Vereinbarungen als Befristungen des Arbeitsverhältnisses eingestuft, womit sie dem Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) unterfielen.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Leiharbeitsverhältnis 

Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher kann ab dem 01.01.2025 anstelle der bislang in § 12 Abs. 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) vorgeschriebenen Schriftform in Textform geschlossen werden. Das Leiharbeitsverhältnis zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer bleibt von dieser Änderung unberührt.

Erleichterung der Antragsstellung auf Eltern(-teil)zeit für Arbeitnehmer

Die Antragsstellung auf Elternzeit (§ 16 BEEG) und auf Elternteilzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG) wird zum 01.01.2025 dahingehend erleichtert, dass die bislang erforderliche Schriftform durch Textform ersetzt wird. Damit entfällt auch das Risiko, dass Arbeitnehmer unberechtigt von der Arbeit fernbleiben oder den gesetzlichen Sonderkündigungsschutz nicht genießen, weil der gestellte Antrag per E-Mail unwirksam war.

Arbeitszeugnisse in elektronischer Form

Wenn die Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegt, können Arbeitgeber Arbeitszeugnisse ab dem 01.01.2025 in elektronischer Form ausstellen. Dies war bislang gemäß § 109 Abs. 3 GewO ausgeschlossen. Eine Ausstellung des Arbeitszeugnisses in Schriftform kann jedoch noch erforderlich sein, wenn die qualifizierte elektronische Signatur wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse des Arbeitnehmers ermöglichen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist, zum Beispiel bei Zeugnisberichtigungen. Dabei darf die elektronische Form nicht mit der Textform verwechselt werden: Die elektronische Form erfordert zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch das BEG IV die Schriftform im Nachweisgesetz insgesamt, also auch für gesonderte Nachweisschreiben, durch die Textform ersetzt wird. Dies dürfte in der Praxis künftig dazu führen, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform an den Arbeitnehmer, wie z.B. per E-Mail, den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich entsprochen werden kann.

Die Vereinbarung von Befristungen nach dem TzBfG bedarf stattdessen weiterhin der strengen Schriftform. Die Möglichkeit, Befristungen in Textform, also z.B. per E-Mail, zu vereinbaren, sieht das BEG IV nicht vor.