Bei Weihnachtsfeiern oder sonstigen Betriebsveranstaltung ist der Steuerfreibetrag zu beachten. Ob es sich nun um eine Weihnachtsfeier oder um ein Sommerfest auf betrieblicher Ebene handelt, bei Betriebsveranstaltungen sind regelmäßig die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten im Auge zu behalten.
Seit dem 01.01.2015 wurde die Besteuerung geldwerten Vorteilen bei Betriebsveranstaltungen neu geregelt. Die Finanzverwaltung hat die Gesetzesänderung mit dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 umgesetzt.
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen aus betrieblichem Anlass (z.B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Sommerfest), welche gesellschaftlichen Charakter haben. Sie müssen allen Betriebsangehörigen gleichermaßen offen stehen müssen.
Der geldwerte Vorteil aus einer Betriebsveranstaltung ist für den Arbeitnehmer als Einkünfte zu betrachten. Allerdings gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr aktuell ein steuerlicher Freibetrag in Höhe von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Das heißt, dass Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bis zu einem Betrag von 110 Euro je Teilnehmer für diesen steuerfrei bleiben. Sind die Kosten je Teilnehmer höher, ist der überschießende Betrag steuerpflichtig und kann pauschal besteuert werden. Der steuerliche Freibetrag für Betriebsveranstaltungen soll durch das Wachstumschancengesetz ab dem 01.01.2024 auf 150 Euro pro Arbeitnehmer hochgesetzt werden.
Der Freibetrag in Höhe von aktuell 110 Euro ist ein Freibetrag je Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer.. Das bedeutet zum einen, dass es in den Fällen, in denen der Arbeitgeber lediglich eine einzige Betriebsveranstaltung durchführt, nicht zur Verdoppelung des Freibetrags kommt. Zum anderen heißt das aber auch, dass ein für eine Betriebsveranstaltung nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht teilweise auf die andere Betriebsveranstaltung übertragen werden kann.
Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung
Eine Zuwendung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung ist jede Aufwendung, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Betriebsfeier tätigt. Die Finanzverwaltung hat einen nicht abschließenden Katalog aufgestellt, der einen Überblick darüber gibt, welche Zuwendungen in Betracht kommen.
Der Katalog der Zuwendungen an Arbeitnehmer und Begleitpersonen umfasst folgende Positionen (BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Seite 2):
Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
die Übernahme von Fahrtkosten und Übernachtungskosten,
Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. Dies gilt nicht für Barzuwendungen,
Barzuwendungen, nur wenn sichergestellt ist, dass sie verwendet werden für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Musik, künstlerische Darbietungen oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen,
Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager. Zu diesen Aufwendungen zählen auch Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, für Trinkgelder und Stornokosten.
Gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG dürfen Zuwendungen den Betrag in Höhe von derzeit 110 Euro je „teilnehmenden Arbeitnehmer“ nicht übersteigen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind unter „teilnehmenden Arbeitnehmern“ nur solche zu verstehen, die auch bei der Betriebsveranstaltung anwesend waren. Die sogenannte No-Show-Quote (Anmeldung aber keine Teilnahme) ist in die Berechnung nicht einzubeziehen. Entsprechend werden die Kosten auf alle Arbeitnehmer, die tatsächlich teilgenommen haben, verteilt. Als Arbeitnehmer gelten neben aktiven Arbeitnehmern auch ehemalige Arbeitnehmer sowie Praktikanten, Referendare, Leiharbeiter und Arbeitnehmer aus anderen konzernangehörigen Unternehmen. Achtung: Sind Arbeitnehmer quasi verpflichtet an der Betriebsveranstaltung teilzunehmen (z.B. Personalchef, Personalrat), stellen die Aufwendungen für die Personen keine steuerpflichtigen Einkünfte dar.
Die Zuwendung je Arbeitnehmer wird in der Weise ermittelt, dass zunächst die Gesamtaufwendungen als Summe aller Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung durch die anwesenden Teilnehmer inklusive der Begleitpersonen geteilt werden. Wurden Arbeitnehmer begleitet (z.B. Ehegatte, Kinder), sind in einem weiteren Schritt die auf die Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen dem Arbeitnehmer zugerechnet werden, der begleitet wurde.
Möglichkeit der Lohnpauschalierung in Höhe von 25%
Wird der Freibetrag von derzeit 110 Euro pro Arbeitnehmer überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der grundsätzlich individuell mit den individuellen Merkmalen (ELStAM) zu besteuern ist. Für den über 110 Euro hinausgehenden Restbetrag besteht jedoch die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Werden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr veranstaltet, können diese auch pauschaliert versteuert werden. Hierzu besteht dann ein Wahlrecht. Die Anwendung der Freibeträge muss nicht chronologisch in Anspruch genommen werden. Die beiden Freibeträge je Arbeitnehmer können den teureren Veranstaltungen, an denen der Arbeitnehmer teilgenommen hat, zugeordnet werden und die günstigeren Betriebsveranstaltungen können pauschal versteuert werden.
Auswirkungen in der Sozialversicherung
Versteuert der Arbeitgeber eine Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung individuell, handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine steuerfreie oder eine vom Arbeitgeber pauschal besteuerte Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung stellt hingegen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar. Wird die Wahl der Versteuerung (pauschal oder individuell) nachträglich geändert, wirkt sich dies auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung aus. Maßgeblich ist, zu welchem Zeitpunkt die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wird. Eine beitragsrechtliche Korrektur ist nur bei einer steuerrechtlichen Korrektur durch den Arbeitgeber bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Dafür ist der 28.02. des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen. Wird die pauschale Versteuerung nach nicht vor dem 1. März des Folgejahres durchgeführt, besteht keine Freiheit mehr in der Sozialversicherung.
Herr Rechtsanwalt Andre Meiser, geb. 1989, studierte Rechtswissenschaften an der Universität des Saarlandes in Saarbrücken mit dem Schwerpunkt im Arbeits- und Sozialrecht, ehe er im Anschluss sein Referendariat am Saarländischen Oberlandesgericht absolvierte. Bei der W+ST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist Herr Meiser seit 2018 angestellt. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht und im allgemeinen Zivilrecht. Herr Meiser ist Fachanwalt für Arbeitsrecht.
