
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeitsberichterstattung – Was kommt durch die CSRD auf Unternehmen zu?
Mit der im November 2022 vom EU-Parlament verabschiedeten Corporate Sustainability Reporting...
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Umsätze und Vorsteuerbeträge sind im zutreffenden Voranmeldungs- und Besteuerungszeitraum zu erklären und, sofern sie in die Zusammenfassende Meldung (ZM) aufgenommen werden, im zutreffenden Meldezeitraum zu deklarieren. Erklärt der Steuerpflichtige Umsätze zu spät oder Vorsteuerbeträge zu früh, kann er sich dem Vorwurf einer Steuerverkürzung auf Zeit ausgesetzt sehen. Erklärt er Vorsteuerbeträge zu spät, können diese im schlimmsten Fall ganz verloren gehen. Und die Abgabe einer unzutreffenden ZM stellt eine Ordnungswidrigkeit i.S.v. § 26a UStG dar, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Daher soll nachstehend zusammengefasst werden, wann welche Eintragungen vorzunehmen sind.
§ 16 Abs. 1 UStG bestimmt, dass die Steuer regelmäßig nach vereinbarten Entgelten zu berechnen ist. In diesem Fall entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Das Gesetz enthält hierzu jedoch keine klare Aussage.
Die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten gilt für Unternehmer, die regelmäßig keine doppelte Buchführung unterhalten, sondern nur Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen – z.B. auch die öffentliche Hand, wenn sie ausschließlich kameralistisch bucht. Diese Unternehmer deklarieren ihre Umsätze also nicht im Zeitpunkt der Ausführung der Leistung, sondern für den Voranmeldungszeitraum, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist § 13 Abs. 1 Nr. 1 b) UStG).
Das Umsatzsteuergesetz kennt keine eigenen Regelungen, wann steuerfreie Umsätze zu erklären sind. Es gelten also die Ausführungen zur Steuerentstehung bei steuerpflichtigen Umsätzen entsprechend, einschließlich der Regelungen zu den Zahlungen vor Ausführung der Leistung.
Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen sehen § 18a und § 18b UStG besondere Melde- und Erklärungszeitpunkte für die ZM und die USt-VA vor. Dabei muss die Summe der in der ZM gemeldeten i.g. Lieferungen mit den in der bzw. den USt-VA des Meldezeitraums erklärten Beträgen übereinstimmen. Und zwar ist der jeweilige Umsatz in die ZM für den Meldezeitraum aufzunehmen, in dem die Rechnung für die i.g. Lieferung ausgestellt wird, spätestens aber für den Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung der i.g. Lieferung folgende Monat endet (§ 18a Abs. 8 UStG). Eine entsprechende Regelung gilt gem. § 18b Satz 2 UStG für die USt-VA.
Beispiele:
Der Steuerpflichtige ist Monatszahler, gibt die ZM aber nur quartalsweise ab. Er führt eine i.g. Lieferung im März aus. Rechnung stellt er aus:
Die Informationen aus sämtlichen Zusammenfassenden Meldungen, die von allen Unternehmern EU-weit abgegeben werden, führt die EU im Mehrwertsteuer-Informations- und Auskunftssystem (MIAS) zusammen. Die Finanzämter der Leistungsempfänger können diese Daten abrufen und so erfahren, in welcher Höhe innergemeinschaftliche Lieferungen an den jeweiligen Leistungsempfänger ausgeführt worden sind. Dieser Betrag sollte übereinstimmen mit dem Wert der vom Leistungsempfänger deklarierten innergemeinschaftlichen Erwerbe.
Damit dies funktioniert, müssen natürlich die Erklärungszeitpunkte für innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe übereinstimmen. Innergemeinschaftliche Erwerbe sind demnach ebenfalls für den Voranmeldungszeitraum zu erklären, in dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens für den Voranmeldungszeitraum, in dem der auf die auf den Erwerb folgende Kalendermonat endet (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG). Die Zahlung des Entgelts sowie Anzahlungen und Vorauszahlungen sind für die Erklärungspflicht nicht relevant.
Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers müssen zwei Fälle unterschieden werden.
Sog. innergemeinschaftliche Dienstleistungen sind solche, bei denen sich der Ort der Leistung nach Art. 44 MwStSystRL (§ 3a Abs. 2 UStG) richtet. Grenzüberschreitend gilt hier EU-weit die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. Art. 196 MwStSystRL (§ 13b Abs. 1 UStG). Beim Leistungsempfängerentsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums (nicht: Kalendermonats!), in dem die Leistung ausgeführt worden ist (§ 13b Abs. 1 UStG). Entsprechend hat der leistende Unternehmer in seiner Voranmeldung und ZM die Umsätze für den Voranmeldungs- bzw. Leistungszeitraum, in dem er die Leistung ausgeführt hat, zu deklarieren (§ 18b Satz 1 Nr. 2, § 18a Abs. 8 Satz 2 UStG). Dadurch sollte auch bei den innergemeinschaftlichen Dienstleistungen eine Kontrolle durch das MIAS System möglich sein.
Allerdings sehen § 13b Abs. 3 und 4 UStG auf Seiten des Leistungsempfängers vorgezogene Steuerentstehungszeitpunkte vor, denen für den leistenden Unternehmer keine entsprechenden Meldepflichten entgegenstehen. Zum einen gilt bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers generell die Mindest-Ist-Besteuerung, d.h. bereits Zahlungen vor Leistungsbezug lösen die Steuerentstehung aus. Zum anderen entsteht bei Leistungen, die dauerhaft über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht werden, die Steuer spätestens mit Ablauf eines jeden Kalenderjahres, in dem sie tatsächlich erbracht werden. Eine korrespondierende Deklarations- und Meldepflicht für den leistenden Unternehmer sehen §§ 18a und 18b UStG aber nicht vor, so dass Differenzen im Meldeverfahren vorprogrammiert sind.
Für alle anderen Lieferungen und sonstigen Leistungen, die gem. § 13b Abs. 2 UStG der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers unterliegen – grenzüberschreitende gem. Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 5 a), im Übrigen rein inländische – gilt dagegen ein anderer Steuerentstehungszeitpunkt. Hier entsteht die Steuer mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des der Ausführung der Leistung folgenden Kalendermonats (nicht: Voranmeldungszeitraums!)
Beispiel für einen Quartalszahler:
Auf Seiten des leistenden Unternehmers gibt es dagegen keine besonderen Vorgaben, wann er Umsätze i.S.v. § 13b Abs. 2 UStG, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, erklären muss. Es gelten für ihn also die allgemeinen Regelungen. Eine Abstimmung findet hier nicht statt.
Gem. § 18 Abs. 1 Satz 3 i.V.m. § 16 Abs. 2 UStG sind die in den jeweiligen Voranmeldungszeitraum fallenden, nach § 15 UStG abziehbaren Vorsteuerbeträge abzusetzen. Vorsteuerbeträge sind also exakt dem zutreffenden Voranmeldungs- bzw. Besteuerungszeitraum zuzuordnen. Sie können nicht früher oder später geltend gemacht werden.
Der Unternehmer kann inländische Vorsteuerbeträge abziehen, wenn die Leistung an ihn ausgeführt worden ist und er eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Es kommt auf den Zugang der Rechnung an, also auf den Eingangsstempel, nicht auf das Ausstellungsdatum. Deshalb ist es sinnlos, Rechnungen zurück zu datieren. Eine Rechnung ist bereits dann zugegangen, wenn sie noch nicht dem Unternehmer selber vorliegt, sondern z.B. dem von ihm beauftragten Architekten zur Überprüfung.
Leistet der Unternehmer eine Zahlung vor Ausführung der Leistung, also eine Anzahlung oder Vorauszahlung, so kann er Vorsteuer nicht bereits mit Zugang der Anzahlungsrechnung geltend machen, sondern erst mit Zahlung und Besitz der Rechnung (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).
Für innergemeinschaftliche Erwerbe und bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers entsteht für diesen die Steuer selbst dann, wenn niemals eine Rechnung ausgestellt wird, allein aufgrund des Leistungsbezuges. Deshalb setzt der Vorsteuer-Abzug auch nicht den Besitz einer Rechnung voraus. Die Vorsteuer wird stets gleichlaufend mit der Steuerentstehung geltend gemacht.
Diese Grundsätze gelten für alle Unternehmer, also auch für solche, die ihr Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern. Das ergibt sich aus dem eindeutigen Wortlaut von § 20 UStG, der nur auf die Ausgangsumsätze Bezug nimmt. In der Praxis stellt sich dies für Istbesteuerer, die i.d.R. nur Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen, etwas schwierig dar. Insbesondere zum Jahreswechsel ist darauf aber besonderes Augenmerk zu richten.
Der Istbesteuerer bezieht im Dezember 2022 eine Leistung und erhält die Rechnung. Die Zahlung erfolgt erst in 2023. Er macht den Vorsteuer-Abzug in 2023 geltend. Wird in einer späteren Betriebsprüfung der Vorsteuer-Abzug versagt, weil im unzutreffenden Besteuerungszeitpunkt geltend gemacht, ist dieser endgültig verloren, wenn für den Besteuerungszeitraum 2022 bereits materielle Bestandskraft eingetreten ist.
Diese Rechtsfolge kann auch in anderen Sachverhalten eintreten, in denen die Vorsteuer zu spät geltend gemacht wird – z.B. weil, siehe oben, nicht erkannt wird, dass die Rechnung bereits dem beauftragten Architekten im alten Jahr vorgelegen hat.
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